Werkplaats Receptionist

Werkzaamheden

• Verantwoordelijk voor een goede planning van de werkverdeling in de werkplaats. Dit gebeurt op basis van de te verwachte werkzaamheden, tijdsduur hiervan en eventuele afspraken met de klant;
• Werkorders aanmaken in het digitaal systeem;
• Verantwoordelijk voor de receptie, telefoon- en mailverkeer afhandeling;
• CRM systeem bijhouden;
• Opstarten en afsluiten van de werkplaats en werkplaatsreceptie. Indien dit niet lukt, de overdracht hiervan geven aan de afdeling verkoop (sleutels, documenten, facturen);
• Opnemen en afmaken van schades met klant en schade-experts;
• Uitvoeren van de garantieadministratie van werkorder tot en met importeur;
• Offertes maken van reparatieopdrachten en deze met de klant communiceren;
• Met magazijn overleg plegen m.b.t. te bestellen onderdelen;
• Klanten informeren over binnengekomen bestelde onderdelen of accessoires;
• Klanten informeren over eventuele recalls;
• Factureren opstellen o.b.v. de werkplaatsuren en gebruikte materialen;
• Ontvangen en afhandelen van klachten van klanten
• Toelichting geven over de facturen;
• Bijhouden van de urenverantwoording van de monteurs;
• Maandelijks aanleveren van de urenverantwoording van de werkplaats;
• Het uitlenen van vervangende auto’s die aan klanten ter beschikking worden gesteld, en de bijbehorende administratie en facturatie hiervan;
• Het zichzelf op de hoogte houden van ins en outs van de gevoerde merken, waaronder nieuwe introducties en acties, o.a. door dagelijks de portal van het betreffende merk te bestuderen en door aanwezig te zijn bij de (introductie)presentaties van de importeurs van de gevoerde merken;
• Taken van chef werkplaats overnemen bij diens afwezigheid;
• In voorkomend geval het stimuleren van verkoop van accessoires, banden, accu’s en andere onderdelen;
• Jaarlijks coördineren van de Winterdag;
• In voorkomend geval invallen op de vestiging Kooy Spijkenisse;
• Deelname aan de door de importeurs van de gevoerde merken georganiseerde cursussen en trainingen.